Guide · Arbetsrätt

Skriftlig erinran – regler och mall för arbetsgivare

Publicerad 10 juli 2026 · Uppdaterad 4 oktober 2026 · Cirka 8 min läsning

En anställd kommer för sent för fjärde gången på en månad. Du har tagit samtalet, fått ett ja, och sedan hände samma sak igen. Nu behöver du markera på allvar och samtidigt göra rätt. Det är här den skriftliga erinran hör hemma. Rätt använd ger den medarbetaren en verklig chans att ändra sig, och dig den dokumentation som krävs om det någon gång slutar i uppsägning. Nedan går vi igenom vad en skriftlig erinran är och inte är, när du ska lämna den, vad den ska innehålla och vilka fel som är vanligast.

Vad är en skriftlig erinran?

En skriftlig erinran är ett medvetandegörande. Den talar om för medarbetaren att ett visst beteende bryter mot anställningsavtalets förpliktelser, att du som arbetsgivare inte accepterar det, och att anställningen kan påverkas om det upprepas. I vardagsspråk kallas den ofta LAS-varning, eftersom den hänger ihop med reglerna om uppsägning i LAS och inte med bestraffning.

Erinran gör två saker. Den får medarbetaren att förstå hur allvarligt du ser på saken, något många inte inser förrän det står på papper. Och den är ditt bevis på att medarbetaren har blivit uppmärksammad på problemet och fått en verklig möjlighet till bättring.

Erinran eller varning? Skillnaden spelar roll

Här går många arbetsgivare fel redan i rubriken på dokumentet. En erinran är inte en disciplinär bestraffning utan en påminnelse och en upplysning. En disciplinär varning är däremot en påföljd, och enligt 62 § MBL får en sådan påföljd inte åläggas en arbetstagare utan stöd i författning eller kollektivavtal. Flera kollektivavtal reglerar disciplinära varningar särskilt, och kan kräva att du förhandlar med facket innan en sådan delas ut.

Kallar du din erinran för "varning" på ett avtalsområde där ordet betyder disciplinpåföljd riskerar du alltså att ha delat ut en bestraffning utan stöd och utan förhandling. Använd ordet erinran, och skriv gärna uttryckligen i dokumentet att det inte är en disciplinär åtgärd utan ett klargörande av anställningsavtalets förpliktelser. Har ni kollektivavtal, kontrollera vad det säger innan du väljer rubrik.

Varför väger erinran så tungt vid sakliga skäl?

Sedan LAS-reformen 2022 krävs sakliga skäl för uppsägning enligt 7 § LAS. Tidigare hette det saklig grund, och många söker fortfarande på den termen. Vid misskötsamhet handlar bedömningen inte främst om hur allvarlig en enskild händelse var. Frågan är om medarbetaren har insett att beteendet inte accepteras och att anställningen var i fara, och ändå inte bättrat sig. Enligt AD:s praxis om uppsägning vid misskötsamhet väger det tungt om arbetsgivaren tydligt uppmärksammat arbetstagaren på problemet och gett en reell chans till förändring.

Utan en dokumenterad erinran står ord mot ord ("det där har ingen sagt till mig om"). Med en daterad, konkret och kvitterad erinran kan du visa exakt vad som framfördes och när. Hur bedömningen av sakliga skäl går till beskriver vi i guiden om sakliga skäl enligt LAS, och hela processen från misskötsamhet till avslut i guiden om uppsägning av personliga skäl.

När ska du lämna en skriftlig erinran?

Huvudregeln är att lämna den i nära anslutning till händelsen. En erinran som kommer tre månader efter den sena ankomsten har tappat både sin pedagogiska och sin bevismässiga kraft, och lång tystnad kan uppfattas som att du har accepterat beteendet.

Vanliga situationer där en erinran är rätt verktyg:

• Upprepade sena ankomster eller olovlig frånvaro
• Arbetsvägran eller att medarbetaren struntar i instruktioner
• Brott mot interna regler och policyer, till exempel säkerhetsföreskrifter
• Olämpligt uppträdande mot kollegor eller kunder
• Bristande arbetsprestation som inte förbättrats efter samtal

För en enstaka bagatell räcker oftast ett vanligt samtal. Ingen behöver en erinran för att hen glömt diska sin kaffekopp. Men när samtalen inte biter, eller när händelsen i sig är allvarlig, är det dags att dokumentera skriftligt.

Vad ska en skriftlig erinran innehålla?

En bra mall för skriftlig erinran har fem fasta delar. Skriv konkret och sakligt. En utomstående som läser dokumentet om två år ska fortfarande förstå det.

• Händelserna, med datum. Beskriv vad som hänt, när och var. Skriv "den 12 maj, den 26 maj och den 3 juni kom du 30–45 minuter för sent utan att meddela detta", inte "du har dålig punktlighet".
• Vilken förpliktelse som åsidosatts. Koppla händelserna till anställningsavtalet: arbetstider, arbetsskyldighet, en namngiven policy eller ordningsregel.
• Vilken förändring du förväntar dig. Formulera det önskade beteendet tydligt och ange från när det gäller.
• Konsekvensen vid upprepning. Skriv att fortsatt misskötsamhet kan påverka anställningen, ytterst genom uppsägning. Det är den meningen som gör erinran till en LAS-varning.
• Datum, underskrift och mottagningsbekräftelse. Din underskrift och plats för medarbetaren att bekräfta att dokumentet tagits emot. Underskriften betyder inte att hen håller med.

I Kollego finns en färdig mall för skriftlig erinran som följer den här strukturen, tillsammans med de andra dokumentmallar och funktioner du behöver i personalarbetet. Du beskriver situationen, och mallen hjälper dig att få med rätt delar i rätt ton.

Hur lämnar du över erinran?

Lämna över erinran personligen i ett enskilt möte, inte i ett mejl en fredagskväll. Gå lugnt igenom vad som har hänt, vad du förväntar dig och vad som händer om det upprepas. Syftet är att beteendet ska ändras. En erinran som lämnas med respekt tas oftare på allvar och skadar relationen mindre.

Lyssna också. Ibland kommer det fram omständigheter som ändrar bilden, som sjukdom, problem hemma eller otydliga instruktioner från en chef. Det kan påverka både vad erinran ska omfatta och vilket stöd medarbetaren behöver. Vill medarbetaren ta med en facklig företrädare eller annan stödperson till mötet är det klokt att säga ja.

Efter erinran: följ upp och dokumentera

En erinran utan uppföljning gör bara halva jobbet. Boka in ett uppföljningssamtal, till exempel efter fyra till sex veckor, och notera vad du ser. Har beteendet förbättrats, säg det. Det förstärker förändringen. Fortsätter misskötsamheten, dokumentera de nya händelserna med datum på samma konkreta sätt.

Spara erinran och dina anteckningar samlat och säkert. Blir det inte bättre är nästa steg antingen en ny erinran eller att på allvar pröva frågan om uppsägning av personliga skäl. Då är det just den här dokumentationen som avgör om du har ett hållbart underlag. Fler guider om stegen däremellan hittar du i vårt artikelbibliotek.

Vilka fel är vanligast?

Samma misstag återkommer hos många arbetsgivare:

• Fel rubrik. Dokumentet kallas "varning" fast kollektivavtalet ger ordet en disciplinär innebörd. Skriv "erinran" och markera att det inte är en bestraffning.
• För sent. Erinran kommer månader efter händelsen, eller först när beslutet om uppsägning i praktiken redan är fattat. Då har medarbetaren aldrig fått en verklig chans till bättring.
• För vagt. "Du har dålig attityd" går varken att rätta till eller bevisa. Skriv datum, händelser och vilken förpliktelse det gäller.
• Ingen mottagningsbekräftelse. Utan kvittens kan medarbetaren senare hävda att erinran aldrig lämnats.
• Erinringar på hög utan uppföljning. Fem likadana erinringar utan samtal, stöd eller konsekvens visar snarare att du tolererat beteendet än att medarbetaren fått hjälp att ändra det.
• Tomma hot. Skriv inte att "nästa gång blir det avsked" om det saknar täckning. Överdrifter försvagar dokumentet den dag det granskas.

Vanliga frågor om skriftlig erinran

Är en skriftlig erinran samma sak som en varning?

Nej. En skriftlig erinran är ett medvetandegörande: en påminnelse om anställningsavtalets förpliktelser och en upplysning om att anställningen kan påverkas vid upprepning. En disciplinär varning är däremot en bestraffning, och sådana påföljder kräver enligt 62 § MBL stöd i författning eller kollektivavtal. Kalla därför dokumentet erinran, särskilt om ert kollektivavtal ger ordet varning en annan innebörd.

Hur många varningar krävs innan uppsägning?

Lagen innehåller ingen regel om tre varningar och anger ingen fast siffra alls. Det avgörande enligt AD:s praxis är att arbetstagaren genom en tydlig erinran gjorts medveten om att beteendet inte accepteras, förstått att anställningen kan påverkas vid upprepning och fått en verklig chans att bättra sig. Ofta räcker en tydlig erinran med uppföljning, men bedömningen görs alltid utifrån misskötsamhetens art och omständigheterna i det enskilda fallet.

Måste arbetstagaren skriva under erinran?

Nej. Underskriften är bara en bekräftelse på att dokumentet har tagits emot, inte ett medgivande. Om arbetstagaren vägrar skriva under kan du notera på dokumentet när och hur det överlämnades, gärna med en kollega som vittne, eller skicka det på ett sätt som går att styrka i efterhand.

Hur länge gäller en skriftlig erinran?

Det finns ingen lagstadgad giltighetstid. En erinran tappar i betydelse med tiden: misskötsamhet som ligger flera år tillbaka och har följts av skötsamhet väger lätt. Vid ny misskötsamhet av samma slag inom rimlig tid är en tidigare, dokumenterad erinran däremot ett viktigt underlag.

Den här artikeln är allmän information för arbetsgivare, inte juridisk rådgivning. Reglerna kan påverkas av kollektivavtal och omständigheterna i det enskilda fallet. Har du frågor om innehållet? Mejla info@kollego.se.